Happy Tactic — Biometric Information Policy

Effective October 27, 2026 · Retention schedule and destruction guidelines · Español

This policy is published to meet biometric privacy laws, including the Illinois Biometric Information Privacy Act (BIPA), Texas Business and Commerce Code §503.001 and Washington RCW 19.375.

1. What biometric data we process

During a carrier verification, or when a company asks us to check a driver, a carrier’s owner or a driver may take a selfie, which is compared with the photo on their driver’s licence or ID. On a later verification or check, a new selfie may be compared with the photo kept from the person’s earlier one. The comparison measures facial geometry; that measurement is biometric information. A short live-person check before the selfie confirms a live person is present and returns a still image of the face.

  • No stored face template. The comparison runs on the photos when it is needed.
  • We keep: the photos and the comparison result (a similarity score and a match / no-match result).

2. Why

  • To confirm identity: that the person verifying a carrier, or being checked as a driver, is the person on the licence, and on later verifications and checks that it is the same person verified before.
  • To prevent fraud.

We use biometric information for no other purpose.

3. Consent

Before any biometric processing, the person is told in writing what is collected, why, and for how long. They give written consent on screen: a checkbox and, where a state requires it, their typed name as a signature. The time, IP address and device of that consent are recorded. A person who does not consent is not compared, and the company that asked is told the check was not done.

4. Disclosure

  • No selling or profiting: we do not sell, lease, trade or otherwise profit from biometric information.
  • Service provider only: we disclose it only to the service provider that performs the face comparison and live-person check for us, under a contract requiring it to protect the information and use it only for that purpose.
  • The company that asked sees the result: the broker or company that asked for the verification or the driver check sees the result (match / no match and the score) and the photos of its own verification or check, never a biometric template, and never another company’s photos.
  • Other disclosures: only with the person’s consent, or as the law requires.

5. Retention schedule and destruction

  • Destruction deadline: photos used for biometric comparison, and the live-person still image, are permanently destroyed at the earliest of: (a) when the purpose of collecting them has been satisfied, which we define as 2 years after the person’s last verification (each new verification or driver check restarts the period); (b) on the person’s request, unless the law requires us to keep them; (c) in any case no later than 3 years after the person’s last interaction with Happy Tactic.
  • Older sets go first: sets that are not the person’s latest passing set are deleted 90 days after their verification or check is decided or cancelled.
  • Automated: destruction is automatic and runs daily.

6. Security

Biometric information is stored and transmitted using the same or more protective care than we use for other confidential and sensitive information: encrypted in transit, with access limited to the people and systems that need it.

7. Contact

Questions or deletion requests: privacy@happytactic.com (see Delete My Data). More about what we collect: the Privacy Policy.

Política de información biométrica (español)

Vigente desde el 27 de octubre de 2026 · Traducción de referencia; en caso de diferencia, rige la versión en inglés · English

Calendario de conservación y normas de destrucción. Esta política se publica para cumplir las leyes de privacidad biométrica, incluidas la Ley de Privacidad de Información Biométrica de Illinois (BIPA), el Código de Negocios y Comercio de Texas §503.001 y la ley RCW 19.375 de Washington.

1. Qué datos biométricos tratamos

Durante una verificación de transportista, o cuando una empresa nos pide verificar a un conductor, el dueño de un transportista o un conductor puede tomarse una selfi, que se compara con la foto de su licencia o identificación. En una verificación posterior, una nueva selfi puede compararse con la foto guardada de la anterior. La comparación mide la geometría de la cara; esa medición es información biométrica. Una breve revisión en vivo antes de la selfi confirma que hay una persona presente y devuelve una imagen fija de la cara.

  • No guardamos una plantilla facial. La comparación se hace con las fotos cuando hace falta.
  • Guardamos: las fotos y el resultado de la comparación (un puntaje de similitud y un resultado coincide / no coincide).

2. Para qué

Para confirmar la identidad (que la persona que verifica un transportista, o a quien se verifica como conductor, es la persona de la licencia, y en verificaciones posteriores que es la misma persona) y para prevenir el fraude. No usamos la información biométrica para ningún otro fin.

3. Consentimiento

Antes de cualquier tratamiento biométrico, se le dice a la persona por escrito qué se recoge, para qué y por cuánto tiempo. La persona da su consentimiento por escrito en la pantalla: una casilla y, donde un estado lo exige, su nombre escrito como firma. Se registran la hora, la dirección IP y el dispositivo de ese consentimiento. Si la persona no da su consentimiento, no se compara, y a la empresa que lo pidió se le avisa que la verificación no se hizo.

4. Divulgación

  • No vendemos, alquilamos, intercambiamos ni obtenemos ningún beneficio de la información biométrica.
  • Solo la compartimos con el proveedor de servicios que hace para nosotros la comparación de caras y la revisión en vivo, con un contrato que le exige protegerla y usarla solo para ese fin.
  • La empresa que pidió la verificación ve el resultado (coincide / no coincide y el puntaje) y las fotos de su propia verificación, nunca una plantilla biométrica ni las fotos de otra empresa.
  • Otras divulgaciones: solo con el consentimiento de la persona o cuando la ley lo exige.

5. Calendario de conservación y destrucción

  • Plazo de destrucción: las fotos usadas para la comparación biométrica y la imagen fija de la revisión en vivo se destruyen de forma permanente en la primera de estas fechas: (a) cuando se cumple el fin para el que se recogieron, que definimos como 2 años después de la última verificación de la persona (cada nueva verificación vuelve a empezar el plazo); (b) cuando la persona lo pide, salvo que la ley nos obligue a conservarlas; (c) en todo caso, a más tardar 3 años después de la última interacción de la persona con Happy Tactic.
  • Los juegos de fotos que no son el juego más reciente aprobado de la persona se eliminan 90 días después de que se decida o se cancele su verificación.
  • La destrucción es automática y se hace todos los días.

6. Seguridad

Guardamos y transmitimos la información biométrica con el mismo cuidado, o más, que usamos para otra información confidencial y sensible: cifrada en tránsito y con acceso limitado a las personas y sistemas que la necesitan.

7. Contacto

Preguntas o solicitudes de eliminación: privacy@happytactic.com (vea Eliminar mis datos).